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Guía Laboral: El Trabajo por Cuenta Propia o Autónomo y el Trabajo Asociado

8.2. Otros trámites

 

Inscripción de la empresa en la Seguridad Social

(Ver contenido capítulo 28.2 sobre inscripción de empresas).

Afiliación de los trabajadores en la Seguridad Social

(Ver contenidos capítulo 28 apartado 3 sobre afiliación de los trabajadores y apartado 4 solicitud de alta de los trabajadores en el Régimen General de la Seguridad Social).

Formalización de la protección respecto a las contingencias de accidente de trabajo y enfermedad profesional del personal a su servicio

En el momento de la inscripción, la empresa debe indicar la Entidad que ha de cubrir las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Dicha cobertura puede efectuarse con el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) o con una Mutua colaboradora con la Seguridad Social.

Si el empresario opta por una Mutua colaboradora con la Seguridad Social, la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o la Administración de la misma remitirá a la Mutua un ejemplar de la solicitud de inscripción o, en su caso, de la declaración o declaraciones correspondientes. La Mutua podrá, entonces, formalizar el documento de asociación y efectuar la valoración correspondiente al trabajo o trabajos declarados por el empresario, para, posteriormente, asignarle el epígrafe que proceda y remitir al empresario un ejemplar del documento de asociación.

Si el empresario opta por el INSS debe cumplimentar, en el acto de la inscripción, una declaración sobre la actividad y los trabajos que realiza la empresa a fin de determinar las primas aplicables.

Adquisición y legalización del Libro de Visitas

Las empresas están obligadas a tener en cada centro de trabajo un Libro de Visitas con sujeción al modelo y requisitos establecidos en la Resolución de 11 de abril de 2006, sobre el Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Dicha obligación alcanza a los trabajadores por cuenta propia y a los titulares de centros o establecimientos, aun cuando no empleen trabajadores por cuenta ajena e independientemente del régimen de la Seguridad Social aplicable. En las Administraciones Públicas se entenderá por centro de trabajo el ámbito funcional con entidad orgánica y operativa propia en los niveles territoriales estatal, autonómico, provincial y municipal.

El Libro de Visitas deberá estar permanentemente a disposición de los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social y de los Subinspectores de Empleo y Seguridad Social, así como de los funcionarios técnicos habilitados para el ejercicio de actuaciones comprobatorias en materia de Prevención de Riesgos Laborales.

Cada ejemplar, que se comprará en librerías especializadas, será diligenciado, en todo caso, por el Jefe de la Inspección de la provincia en que radique el centro de trabajo. En el caso de los centros y dependencias centrales de la Administración General del Estado, la diligencia se llevará a cabo por el Director Especial de la Inspección, adscrita a la Autoridad Central. Para la habilitación del segundo o ulteriores Libros de Visitas se presentará el anterior para justificar el agotamiento de sus folios. En caso de pérdida o destrucción del Libro anterior, se justificará mediante declaración escrita del representante legal de la empresa comprensiva del motivo de la no presentación y pruebas de que disponga.

Los Libros de Visitas agotados se conservarán a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante el plazo de cinco años, contados a partir de la fecha de la última diligencia.

En aquellas Comunidades Autónomas con dos lenguas oficiales, el Libro de Visitas se editará en versión bilingüe.

Las empresas que cuenten con centros de trabajo con permanencia inferior a treinta días en los que empleen seis o menos trabajadores no están obligadas a disponer de Libro de Visitas propio de dichos centros, utilizándose a tales efectos el del centro en que se encuentre domiciliada la empresa en la provincia de que se trate.

Cuando se justifique la imposibilidad o extrema dificultad objetiva para que en cada centro de trabajo se disponga de un Libro de Visitas propio, los Jefes de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social podrán autorizar la correspondiente excepción para el ámbito territorial de una misma provincia.

Asimismo, y con la finalidad de facilitar y mejorar el cumplimiento de la normativa, así como la gestión de las actuaciones inspectoras, se podrá sustituir el Libro de Visitas convencional por un Libro de Visitas Electrónico, previa autorización, por delegación de la Autoridad Central de la Inspección de Trabajo, del Jefe/a de la Inspección de Trabajo o titular de la Dirección Especial.

Para obtener la autorización de la utilización del Libro de Visitas electrónico, las empresas y trabajadores autónomos deberán acreditar que cada centro de trabajo en el que se sustituya el Libro convencional, cuenta con al menos un ordenador personal con dispositivo de lector de tarjetas inteligentes con acceso habilitado, a través de internet, a la aplicación del Libro de Visitas electrónico.

Actualmente, y dada su implantación de forma escalonada, esta posibilidad solo está operativa en las Comunidades Autónomas de Galicia, Asturias, Cantabria, La Rioja y Navarra.

Asimismo está previsto que el Ministerio de Empleo y Seguridad Social determine la forma en que la Autoridad Central de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social pondrá a disposición de las empresas, de oficio y sin necesidad de solicitud de alta, un Libro de Visitas electrónico por cada uno de sus centros de trabajo, en el que los funcionarios actuantes, con ocasión de cada visita a los centros de trabajo o comprobación por comparecencia del sujeto inspeccionado en dependencias públicas que realicen, extenderán diligencia sobre tal actuación.

Trámites específicos en las obras de construcción

En las obras de construcción, la comunicación de apertura del centro de trabajo deberá ser previa al comienzo de los trabajos y se efectuará únicamente por los empresarios que tengan la condición de contratistas.

Deberá exponerse en la obra en lugar visible y se mantendrá permanentemente actualizada en el caso de que se produzcan cambios no identificados inicialmente.

El promotor debe facilitar a los contratistas los datos que sean necesarios para el cumplimiento de dicha obligación. La comunicación se cumplimentará según el modelo oficial y contendrá los siguientes datos e informaciones:

  • Número de Inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas.
  • Número del expediente de la primera comunicación de apertura, en los supuestos de actualización de la misma.
  • Tipo de obra.
  • Dirección de la obra.
  • Fecha prevista para el comienzo de la obra.
  • Duración prevista de los trabajos en la obra.
  • Duración prevista de los trabajos en la obra del contratista.
  • Número máximo estimado de trabajadores en toda la obra.
  • Número previsto de subcontratistas y trabajadores autónomos en la obra dependientes del contratista.
  • Especificación de los trabajos del anexo II del Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, que, en su caso, se vayan a realizar por el contratista.
  • Datos del promotor: Nombre/razón social, número del Documento de Identificación Fiscal, domicilio, localidad y código postal.
  • Datos del proyectista: Nombre y apellidos, número del Documento de Identificación Fiscal, domicilio, localidad y código postal.
  • Datos del coordinador de seguridad y salud en fase de elaboración del proyecto: Nombre y apellidos, número del Documento de Identificación Fiscal, domicilio, localidad y código postal.
  • Datos del coordinador de seguridad y salud en fase de ejecución de la obra: Nombre y apellidos, número del Documento de Identificación Fiscal, domicilio, localidad y código postal.

Junto a dicho modelo deberá adjuntarse el Plan de seguridad y salud cuando sea exigible (acompañado de su correspondiente aprobación). Si no fuera exigible dicho Plan, se acompañará de la correspondiente evaluación de riesgos.

Las empresas que pretendan ser contratadas o subcontratadas para trabajos en una obra de construcción deberán estar inscritas en el Registro de Empresas Acreditadas dependiente de la Comunidad Autónoma en la que la empresa tenga su domicilio social. La inscripción se puede realizar electrónicamente y deberá permitir acreditar los siguientes extremos:

  • Que la empresa dispone de una organización productiva y cuenta con los medios materiales y humanos necesarios y los utiliza para llevar a cabo la actividad; que asume los riesgos del negocio y que ejercita directamente las facultades de organización y dirección sobre el trabajo desarrollado por sus trabajadores. Tales extremos se acreditarán mediante una declaración empresarial.
  • Que la empresa cuenta con recursos humanos, en su nivel directivo y productivo, con la formación necesaria en prevención de riesgos laborales y que dispone de una organización preventiva adecuada a la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Tales extremos se acreditarán documentalmente.

Asimismo, en las obras de construcción cada contratista debe disponer de un Libro de Subcontratación, que deberá permanecer en todo momento en la obra y en el que, entre otros, deben reflejarse, por orden cronológico desde el comienzo de los trabajos:

  • Todas y cada una de las subcontrataciones realizadas en una determinada obra con empresas subcontratistas y trabajadores autónomos.
  • Su nivel de subcontratación y empresa comitente.
  • El objeto del contrato.
  • La identificación de la persona que ejerce las facultades de organización y dirección de cada subcontratista.
  • Los representantes legales de los trabajadores.

Al Libro de Subcontratación tendrá acceso el promotor, la dirección facultativa, el coordinador de seguridad y salud en fase de ejecución de la obra, las empresas y trabajadores autónomos intervinientes en la obra, los técnicos de prevención, los delegados de prevención, la Autoridad Laboral y los representantes de los trabajadores de las diferentes empresas que intervengan en la ejecución de la obra. Será habilitado por la Autoridad Laboral correspondiente al territorio en que se ejecute la obra.

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  • Programa Nacional de Reformas. Estrategia de Lisboa
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